নিচের চিত্রটি লক্ষ কর:
চক্রের বাইরের তীরের নম্বর ও ভেতরের ঘর (ঘড়ির কাঁটার দিকে):
| নম্বর | ঘরে দৃশ্যমান লেখা |
|---|---|
| ১ | ফাঁকা |
| ২ | সংগঠন |
| ৩ | ফাঁকা |
| ৪ | ফাঁকা |
| ৫ | প্রেষণা |
| ৬ | সমন্বয় |
| ৭ | ফাঁকা |
৭-এর পর আবার ১ নম্বরে ফিরে চক্র সম্পন্ন হয়।
বিভিন্ন ধরনের প্রতিষ্ঠান, কাজ ও ব্যবস্থাপনার স্তরে ব্যবস্থাপনার প্রয়োজন ও মৌলিক নীতির প্রয়োগযোগ্যতাকে ব্যবস্থাপনার সর্বজনীনতা বলে।
ছোট-বড় ব্যবসায় প্রতিষ্ঠান, শিক্ষা, চিকিৎসা বা অন্যান্য সংগঠনে লক্ষ্য অর্জনের জন্য পরিকল্পনা, সংগঠন, কর্মীসংস্থান, নির্দেশনা ও নিয়ন্ত্রণের মতো কাজ প্রয়োজন হয়। প্রয়োগের পদ্ধতি পরিবেশভেদে বদলালেও ব্যবস্থাপনার মৌলিক প্রয়োজন থাকে। সর্বজনীনতা শুধু সবার কাছে জনপ্রিয় বা পছন্দনীয় হওয়া বোঝায় না।
১ নম্বর ফাঁকা স্থানে পরিকল্পনা এবং ৩ নম্বর ফাঁকা স্থানে কর্মীসংস্থান হবে।
পরিকল্পনা হলো ভবিষ্যতে কী কাজ, কে, কখন ও কীভাবে করবে তা আগে থেকে নির্ধারণ করা। এটি অন্য ব্যবস্থাপকীয় কাজের দিকনির্দেশ ও নিয়ন্ত্রণের মানদণ্ড দেয়। পরিস্থিতি বদলালে পরিকল্পনা পর্যালোচনা ও সংশোধন করা যায়।
কর্মীসংস্থান হলো সংগঠনকাঠামোর প্রয়োজন অনুযায়ী কর্মী সংগ্রহ, নির্বাচন, নিয়োগ, প্রশিক্ষণ ও উন্নয়নের ব্যবস্থা করা। এর মাধ্যমে উপযুক্ত ব্যক্তিকে উপযুক্ত পদে কাজে লাগানো হয়।
উদ্দীপকে ৪ নং ও ৭ নং ফাঁকা স্থান পূর্ণ হলে মধ্যখানের ফাঁকা স্থানে ব্যবস্থাপনার কার্যাবলী বা ব্যবস্থাপনার চক্র কার্য সম্পাদন হবে বলে আমি মনে করি।
৪ নং স্থানে নির্দেশনা ও ৭ নং স্থানে নিয়ন্ত্রণ কার্যটি বসবে।
ব্যবস্থাপনার মৌলিক কাজগুলো চক্রাকারে আবর্তিত হওয়াকে ব্যবস্থাপনা চক্র বলে। আর চক্র বলতে কোন কাজের ধারাবাহিক আবর্তন কে বোঝায়। ব্যবস্থাপনার মৌলিক কাজগুলো চক্রাকারে পরপর চলতে থাকে বলে সেগুলোকে ব্যবস্থাপনার চক্র বলে। অর্থাৎ ব্যবস্থাপনার কাজগুলো পরিকল্পনার মাধ্যমে শুরু হয়ে পর্যায়ক্রমে চলতে চলতে নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে শেষ হয়ে পুনরায় তা পরিকল্পনার মাধ্যমে শুরু হয়ে ধারাবাহিকভাবে চলতে থাকে। এভাবেই একটি প্রতিষ্ঠান যতদিন চলতে থাকে ব্যবস্থাপনার চক্র ততদিন স্বাভাবিক নিয়মেই আবর্তিত হতে থাকে।
৪ নং স্থানে নির্দেশনা বসবে এবং ৭ নং স্থানে নিয়ন্ত্রণ বসবে।
পরিকল্পনামাফিক প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্যে অর্জনের জন্য কাজের সাথে সংশ্লিষ্ট কর্মীদের তার কাজ সম্পাদনের জন্য নির্দেশ প্রদান করতে হয়। একজন ব্যবস্থাপক প্রতিষ্ঠানের কোন কাজ, কখন, কিভাবে কাজ সম্পাদন করবেন নির্দেশনার মাধ্যমে তা কর্মীকে অবহিত করেন। নির্দেশনা হলো প্রতিষ্ঠানের পরিকল্পনা অনুযায়ী কার্যসম্পাদনের জন্য অধঃস্তন কর্মীদের আদেশদানের একটি কৌশল। পরিকল্পনা অনুযায়ী কার্যাবলী সম্পাদনের জন্য কর্মীদের প্রয়োজনীয় আদেশ,নির্দেশ , তত্ত্বাবধায়ন, উপদেশ ও পরামর্শ দান ইত্যাদি কার্যকে নির্দেশনা বলে।অন্যদিকে, নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার সর্বশেষ ধাপ। একটি প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনা কার্য পরিকল্পনা দিয়ে শুরু হয়ে তা নিয়ন্ত্রণ কার্যের মাধ্যমে সম্পন্ন হন। অর্থাৎ যেখানে নিয়ন্ত্রণ কার্য সম্পন্ন হয় সেখান থেকে নতুন করে পরিকল্পনা প্রণয়ন শুরু করতে হয়। তাই ব্যবস্থাপনার প্রক্রিয়ায় পরিকল্পনা ও নিয়ন্ত্রণ হলো মুদ্রার এপিঠ ওপিঠ। পূর্ব নির্ধারিত পরিকল্পনা অনুযায়ী কার্যাবলী সম্পাদিত হচ্ছে কিনা তা পরিমাপ করা এবং প্রয়োজনের বিচ্যুতি নির্ধারণপূর্বক সংশোধন মূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা কি নিয়ন্ত্রণ বলে।
এভাবে পরিকল্পনা থেকে শুরু হয়ে সংগঠন, কর্মীসংস্থান, নির্দেশনা, প্রেষণা, সমন্বয় সাধন ও নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে ব্যবস্থাপনার কার্যাবলী বা ব্যবস্থাপনার চক্র সম্পন্ন হয়ে থাকে।