সরকারি হাজী মুহাম্মদ মহসিন কলেজ, চট্টগ্রাম ২০২৪

বাজেটের আলোকে যে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা হয় তাকে বাজেটীয় নিয়ন্ত্রণ বলে।

বাজেটের আদর্শ মান, বিচ্যুতি নির্ণয়, কার্যকল তুলনা, সংশোধন মূলক ব্যবস্থা প্রবৃত্তি কার্যসম্পাদিত হয়। ফলে প্রতিষ্ঠানের পরিকল্পনা বাস্তবায়ন সহজ হয়। এছাড়া কাজের মধ্যেও সামান্য আসে। এ ব্যবস্থা সহজে লক্ষ্য অর্জন নিশ্চিত হয়। তাই বাজেটীয় নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা গুরুত্বপূর্ণ।

উদ্দীপকে মি. রবি ব্যবস্থাপনার উচ্চ স্তরের কর্মকর্তা।

প্রতিষ্ঠানের শীর্ষ পর্যায়ের নির্বাহীদের সমন্বয়ে গড়ে ওঠা ব্যবস্থাপককে উচ্চ স্তরের ব্যবস্থাপনা বলে। প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য ও নীতি নির্ধারণ ও দীর্ঘমেয়াদি লক্ষ্য, কৌশল ও পরিকল্পনা প্রণয়নের সঙ্গে ব্যবস্থাপনার উচ্চ স্তর সম্পৃক্ত থাকে। কেননা কোম্পানির পরিচালকমন্ডলী, পরিচালক মন্ডলের চেয়ারম্যান, এমডি, সচিব ও ক্ষেত্রবিশেষে জেনারেল ম্যানেজার এই স্তরের ব্যবস্থাপনার অন্তর্ভুক্ত।

উদ্দীপকের আমিন জুট মিলের এমডি মি. রবি প্রতিষ্ঠানের নীতি কৌশল নির্ধারণ করেন। প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য ঠিক করে তার বাস্তবায়নের প্রয়োজনীয় উৎপনাদি সংগ্রহ করেন। সঠিক নির্দেশনা প্রদান করেন। আবার কর্মীরা যাতে কর্মে উৎসাহ পান সে ব্যবস্থাও করেন। এখানে রবি একজন এমডি এবং তিনি প্রতিষ্ঠানের নীতি ও কৌশল নির্ধারণ করেন, যা উচ্চ স্তরের ব্যবস্থাপনার কাজ। সুতরাং উদ্দীপকে মি. রবি ব্যবস্থাপনার উচ্চ স্তরের কর্মকর্তা।

যেকোনো প্রতিষ্ঠানের জন্য “কার্যকর ব্যবস্থাপনা সাফল্যের চাবিকাঠি” – উক্তিটি যথার্থ।

ব্যবস্থাপনা হলো যে কোন প্রতিষ্ঠানের পূর্বশর্ত। ব্যবস্থাপকের উপকরণাদীয় সুস্থ ব্যবহার ও ব্যবস্থাপকীয় গুণাবলীর সমন্বয়ে ব্যবস্থাপনা কার্যাবলী সুষ্ঠুভাবে সম্পাদন করা হয়।

উদ্দীপকের আমিন জুট মিলের এমডি মি. রবি প্রতিষ্ঠানের নীতি কৌশল নির্ধারণ করেন। প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য ঠিক করে তার বাস্তবায়নের প্রয়োজনীয় উৎপনাদি সংগ্রহ করেন। সঠিক নির্দেশনা প্রদান করেন। আবার কর্মীরা যাতে কর্মে উৎসাহ পান সে ব্যবস্থাও করেন। সর্বোপরি আদর্শ মান অনুযায়ী বাস্তবায়নের ব্যবস্থা করেন। তাই এ বছর আমিন জুট মিলে লক্ষের থেকে ২৫% মুনাফা বেশি হয়।

ব্যবস্থাপনা কার্যাদেশের সুষ্ঠুভাবে সম্পাদন করা না হলে মানবীয় বস্তুগত উপকরণ কার্যক্ষেত্রে কোন ফল দিতে পারেনা। প্রয়োজন অনুযায়ী সংগ্রহ, সঠিক নির্দেশনা, আদর্শ মান অনুযায়ী কাজ বাস্তবায়ন এবং পরিকল্পনা অনুযায়ী কার্য সম্পাদন করতে হয়। আবার কর্মীরা যাতে উৎসাহ নিয়ে কাজ করতে পারে সেজন্য প্রণোদনার ব্যবস্থা করা। মি. রবি ব্যবস্থাপনার বিষয়টি কার্যকর ভাবে সম্পাদন করতে পেরেছেন বিধায় তার প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যের চেয়ে ২৫% বেশি মুনাফা হয়।

তাই বলা যায়, “কার্যকর ব্যবস্থাপনার সাফল্যের চাবিকাঠি”।

কোন কার্যসম্পাদনের জন্য একাধিক কর্মপন্থার মধ্য হতে সর্বোত্তম পন্থাটি বেছে নেওয়াকে সিদ্ধান্ত গ্রহণ বলে।

সিদ্ধান্ত গ্রহণ ব্যবস্থাপনার একটি গুরুত্বপূর্ণ ধারাবাহিক কার্যক্রম। এটি এক ধরনের পরিকল্পনা। প্রত্যেক ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন কার্যাবলীর সম্পাদনের জন্য ব্যবস্থাপকের নানাবিধ বিষয়ে সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে হয়। সিদ্ধান্ত গ্রহণের মাধ্যমে ব্যবস্থাপক বিভিন্ন সমস্যার সমাধান করে, কর্মপন্থা ঠিক করেন এবং লক্ষ অর্জনে এগিয়ে যান। সিদ্ধান্ত গ্রহণ ছাড়া প্রতিষ্ঠান কোন কাজই সুষ্ঠুভাবে সম্পাদন করা সম্ভব হয় না। প্রতিযোগিতা পূর্ণ ব্যবসায় জগতের সঠিক সিদ্ধান্ত গ্রহন প্রতিষ্ঠানের জন্য যেমনই লক্ষ্য অর্জনের পথকে সুগম করে তেমনি ভুল সিদ্ধান্ত গ্রহন প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের পথকে বাঁধাগ্রস্ত করে।

উদ্দীপকে মেয়াদের ভিত্তিতে অহনা কোম্পানিটির পরিকল্পনা দীর্ঘমেয়াদি পরিকল্পনা।

যে পরিকল্পনা ৫ বছরের অধিক সময়ের মধ্যে প্রণয়ন করা হয় তাকে দীর্ঘমেয়াদি পরিকল্পনা বলে। প্রতিষ্ঠানের ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ কর্তৃক এ ধরার পরিকল্পনা গ্রহণ করা হয়ে থাকে। দীর্ঘমেয়াদী পরিকল্পনা গ্রহণের মূল উদ্দেশ্য হচ্ছে প্রতিষ্ঠানের মৌলিক উদ্দেশ্যে অর্জন করা। যেমন: একটি দেশের সপ্ত বার্ষিক পরিকল্পনা।

উদ্দীপকের ২০২০ সাল থেকে ২০২৬ সালের মধ্যে অহনা কোম্পানি প্রতিযোগীদের শীর্ষে অবস্থান করতে চায়। তাই কোম্পানি একটি নতুন বিক্রয় পরিকল্পনা গ্রহণ করেছে। সেজন্য কাঁচামাল, উৎপাদন পদ্ধতি, চাহিদা, প্রতিযোগিতার সংখ্যা ইত্যাদি সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করে তার বিশ্লেষণ করেছে।

এখানে দেখা যাচ্ছে উক্ত পরিকল্পনার মেয়াদ সাত বছর , যা দীর্ঘমেয়াদী পরিকল্পনার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ। তাই বলা যায় , উদ্দীপকে মেয়াদের ভিত্তিতে অহনা কোম্পানির পরিকল্পনাটি দীর্ঘমেয়াদি পরিকল্পনা।

উদ্দীপকে অহনা কোম্পানিটি পরিকল্পনার নমনীয়তা বৈশিষ্ট্যের কারণে সফল হয়েছেন।

পরিবর্তিত পরিস্থিতির সাথে খাপ খাইয়ে চলার জন্য সিদ্ধান্তের প্রয়োজনীয় পরিবর্তন আমার সামর্থকেই নমনীয়তা বলে। ভবিষ্যৎ সর্বদাই অনিশ্চিত। এই অনিশ্চয়তার মধ্য দিয়েই একজন ব্যবসায়ীকে সমাজে টিকে থাকতে হয়। তাই ব্যবসার ক্ষেত্রে নমনীয়তার নীতি অনুসরণ করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ।

২০২০ সাল থেকে ২০২৬ সালের মধ্যে অহনা কোম্পানি প্রতিযোগীদের শীর্ষে অবস্থান করতে চায়। তাই কোম্পানি একটি নতুন বিক্রয় পরিকল্পনা গ্রহণ করেছে। সেজন্য কাঁচামাল, উৎপাদন পদ্ধতি, চাহিদা, প্রতিযোগিতার সংখ্যা ইত্যাদি সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করে তার বিশ্লেষণ করেছে। এক বছর পর তারা লক্ষ্য করলো কাঁচামালের মূল্য ও প্রতিযোগীর সংখ্যা বেড়েছে। ফলের ব্যবস্থাপক পরিকল্পনায় কিছুটা পরিবর্তন এনে নতুনভাবে কার্যক্রম শুরু করে সফল হয়েছে।

ব্যবসার পরিস্থিতি সব সময় এক রকম থাকে না। তাই ব্যবসায়ের জন্য যে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয় তা প্রয়োজনে পরিবর্তন করার প্রয়োজন দেখা দেয় এবং এই পরিবর্তন অবশ্যই প্রতিযোগী প্রতিষ্ঠানের নীতির আলোকে পরিবর্তিত হতে হয়, যা পরিকল্পনার নমনীয়তার বৈশিষ্ট্যের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ। উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানটির মধ্যেও পরিকল্পনার এই নমনীয়তা বৈশিষ্ট্যটি রয়েছে। এতে প্রতিষ্ঠানটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে তাদের লক্ষ্যমাত্রা অর্জন করতে সফল হয়েছে।

যে সংগঠন কাঠামো প্রাতিষ্ঠানিক নির্দিষ্ট নিয়ম কানুন বাড়িতে নিতে মেনে গড়ে ওঠে তাকে আনুষ্ঠানিক সংগঠন বলে।

আনুষ্ঠানিক সংগঠন প্রাতিষ্ঠানিক নিয়মে প্রতিষ্ঠানের উপর থেকে নিজ পর্যন্ত কর্মরত ব্যক্তিবর্গের মধ্যে সাংগঠনিক সম্পর্ক প্রতিষ্ঠা করে। এরূপ সংগঠনের উপর থেকে নিচ পর্যন্ত বিভিন্ন পদ, প্রত্যেক পদের সম্পাদিত কাজ, দায়িত্ব, কর্তৃত্ব ও ক্ষমতা নির্দিষ্ট করা হয়। এছাড়াও উপর থেকে নিচ পর্যন্ত কে কার সঙ্গে প্রত্যক্ষভাবে সংযুক্ত থাকবে বা কার কাছ থেকে আদেশ লাভ করবে ভাতার কাজের জন্য কার কাছে জবাবদিহি করবে তাও পূর্বে নির্ধারিত থাকে। তাই আনুষ্ঠানিক সংগঠনশৃংখলা রক্ষায় গুরুত্বপূর্ণ।

উদ্দীপকে এবি লিমিটেড প্রশিক্ষণের মাধ্যমে কর্মীকে দক্ষ করে গড়ে তোলে।

প্রতিষ্ঠানে কর্মরত কর্মীদের দক্ষতা ও পেশাগত জ্ঞান বৃদ্ধির লক্ষ্যে কর্মীদেরকে হাতেনাতে যে শিক্ষাদান করা হয় তাকে প্রশিক্ষণ বলে। প্রশিক্ষণ এমন একটি সুসংগঠিত প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে কর্মীদের বিশেষ কার্যদক্ষতা, যোগ্যতা ও প্রবণতা বৃদ্ধি পায় এবং কর্মীকে অধিক দায়িত্ব পালনের সক্ষম করে গড়ে তুলে। এর মাধ্যমে কর্মীকে হাতেনাতে শিক্ষা দেওয়া হয় বলে কর্মক্ষেত্রের কর্মীর যোগ্যতা ও দক্ষতায় বৃদ্ধি পায়।

উদ্দীপকে দেখা যায় এবি লিমিটেড ১০০০ জন শ্রমিক কর্মী নিয়োগ দেন। অতঃপর তাদেরকে কাজে দক্ষ করে গড়ে তোলে। উক্ত দক্ষতা বৃদ্ধির কাজটি প্রশিক্ষণ কাজের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ। তাই বলা যায়, উদ্দীপকে এবি লিমিটেড প্রশিক্ষণের মাধ্যমে কর্মীকে দক্ষ করে গড়ে তোলে।

ম্যাট্রিক্স সংগঠন কাঠামোতে এবি লিমিটেড সঠিকভাবে পরিচালিত হচ্ছে।

কোন প্রতিষ্ঠানের কার্যভিত্তিক ও দ্রব্য ভিত্তিক বিভাগীয় করনের সমন্বয়ে যে সংগঠন কাঠামো তৈরি হয় তাকে ম্যাট্রিক্স সংগঠন বলে। আধুনিককালে উৎপাদন মুখী বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠান গুলোতে ম্যাট্রিক্স সংগঠন নামে এক ধরনের সংগঠন কাঠামোর প্রচলন হয়েছে। যা ব্যবস্থাপনার সংগঠনের আধুনিক রূপ নামে পরিচিত।

উদ্দীপকে দেখা যায়, এবি লি. ১০০০ জন শ্রমিক কর্মী নিয়োগ দিয়ে দক্ষ করে গড়ে তোলে। কারণ এবি লি. তাদের প্রোডাকশন লাইনে তিনটি নতুন পণ্য সংযোজন করেন। এজন্য পণ্য A,B ও C নামে তিনটি প্রজেক্ট হলেন। কোম্পানির মহাব্যবস্থাপকের জন্য সংগঠন কাঠামোতে পরিবর্তন আনেন। যেখানে এক দিকে থাকে বিভিন্ন কার্যিক ব্যবস্থাপক ও অন্যদিকে প্রজেক্ট ব্যবস্থাপক। বর্তমান সংগঠন কাঠামোতে এবি লিমিটেড অধিক স্বাচ্ছন্দের সাথে কার্য পরিচালনা করছেন।

উদ্দীপকে বর্তমান সংগঠনটি হচ্ছে ম্যাট্রিক্স সংগঠন। এরূপ সংগঠনের এক দিকে থাকে কার্যিক ব্যবস্থাপক এবং অন্যদিকে থাকে প্রকল্প ব্যবস্থাপক। প্রকল্প ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি পণ্যের উৎপাদন ও বিক্রয় সংক্রান্ত বিষয়ে দেখাশোনা করেন। অন্যদিকে কার্যিক ব্যবস্থাপকপদের জন্য কাজ সঠিকভাবে সম্পাদিত হচ্ছে কিনা তার পর্যালোচনা করেন। এই উভয় ব্যবস্থাপকের সমন্বিতভাবে কাজ করার ফলে প্রতিষ্ঠান সঠিকভাবে পরিচালিত হয়। তাই আমি মনে করি, ম্যাট্রিক্স সংগঠন কাঠামোতে এবি লিমিটেড সঠিকভাবে পরিচালিত হচ্ছে।

অধিকতর কম সময়, শক্তি ও সম্পদ ব্যবহারের মাধ্যমে প্রাতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্যে অর্জনের নিমিত্তে কোন নির্দিষ্ট কার্যসম্পাদনের ক্ষমতাকে ব্যবস্থা দক্ষতা বলে।

পূর্ণ ব্যবসায় জগতের দ্রুত সমৃদ্ধি অর্জনের দক্ষতা বিষয়টি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একজন আদর্শ ব্যবস্থাপক দক্ষতার সাথে ব্যবস্থাপকীয় কার্যাবলীর সম্পাদন করতে পারলে প্রতিষ্ঠানের সফলতা অর্জন সম্ভব হয়। আদর্শ ব্যবস্থাপকের দক্ষতা বলতে সফলতার সাথে মানসম্মত উপায়ে প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনে নিয়োজিত আচরণ ও মেধা ব্যবহারকে বোঝায়। ব্যবস্থা দক্ষতা উৎপাদন ও সেবার মান উন্নয়ন, পরিমাণ বৃদ্ধি এবং অপচয় রোধে সহায়তা করে। উৎপাদন ব্যয় কমে যায়, প্রতিষ্ঠানের সুনাম অর্জিত হয় এবং সহজেই লক্ষ্য অর্জিত হয়।

উদ্দীপকের উৎপাদন বিভাগ ফেয়লের কার্য বিভাজন নীতি অনুসরণ করে।

প্রতিষ্ঠানের কাজকে কাজের প্রকৃতি অনুযায়ী বিভিন্ন ভাগে ভাগ করে প্রত্যেকের দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব নির্দিষ্ট করাকে কার্য বিভাজন নীতি বলে। বিভাজনের নীতি অনুসারে প্রতিষ্ঠানের কার্যাবলীর কাজের ধরন অনুযায়ী বিভিন্ন শ্রেণীতে বিভক্ত করে প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত ব্যক্তিদের অভিজ্ঞতা ও দক্ষতা অনুসারে বণ্টন করা হয়।

উদ্দীপকের স্কাই লিমিটেডের উৎপাদন বিভাগ তার কাজগুলোকে প্রকৃতি অনুযায়ী বিভিন্ন ভাগে ভাগ করে প্রত্যেকের দায়িত্ব ও ক্ষমতা নির্দিষ্ট করে দেয়। উক্ত বিভাজনের কাজটি ব্যবস্থাপনার কার্য বিভাজন নীতির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ।

তাই বলা যায়, উদ্দীপকের উৎপাদন বিভাগ ফেয়লের কার্য বিভাজন নীতি অনুসরণ করে।

ব্যবস্থাপনার নির্দেশনার ঐক্য নীতির কারণে উদ্দীপকের পরিচালনা পর্ষদের সিদ্ধান্ত বাস্তবায়ন করা সম্ভব হয়েছে।

প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের একটি মাত্র নির্দেশনার মাধ্যমে কাজ করতে বলা হলে তাকে নির্দেশনার ঐক্য নীতি বলে। এরূপ নিজের মূল কথা হলো একটি প্রধান উদ্দেশ্যে বা মৌল পরিকল্পনার আলোকে প্রতিষ্ঠানের সকল কাজকর্ম সম্পন্ন করা। অর্থাৎ প্রতিষ্ঠানের উচ্চ পর্যায় থেকে শুরু করে সকল বিভাগ ও উপবিভাগের সকল ব্যক্তির সকল কর্ম প্রচেষ্টা হবে একই লক্ষ্য কেন্দ্রিক।

উদ্দীপকের স্কাই লিমিটেডের উৎপাদন বিভাগ তার কাজগুলোকে প্রকৃতি অনুযায়ী বিভিন্ন ভাগে ভাগ করে প্রত্যেকের দায়িত্ব ও ক্ষমতা নির্দিষ্ট করে দেয়। এতে কর্মীর কাজ সহজ হয়। আবার পরিচালক পর্ষদের ২০% উৎপাদন বৃদ্ধির সিদ্ধান্ত বাস্তবায়নে প্রতিষ্ঠানের সকল বিভাগের কর্মকর্তারা একই লক্ষ্যকে সামনে রেখে অধস্তনদের পরামর্শ ও নির্দেশনা প্রদান করেন। ফলে কার্যক্ষেত্রের জটিলতা না থাকে লক্ষ্য পুরান সহজ হয়।

উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানটি একটি উদ্দেশ্যকে সামনে রেখে কাজ করছে, যা নির্দেশনার ঐক্যনীতির সাদৃশ্য। এরূপ নীতি অনুযায়ী একটি কাজের জন্য একাধিক নির্দেশনা বা পরস্পর সামঞ্জস্যসহীন জারি করা যাবে না। এর ফলে প্রতিষ্ঠানের কার্যসম্পাদন সহজেই করা যায় এবং প্রতিষ্ঠানের রক্ষার জনের দিকে ধাবিত করা যায়। আমি মনে করি, ব্যবস্থাপনার নির্দেশনার ঐক্য-নীতির কারণে উদ্দীপকের পরিচালনা পর্ষদের সিদ্ধান্ত বাস্তবায়ন করা সম্ভব হয়েছে।